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初心·酒店管理标准流程·前厅四会议接待程序

时间:2023-03-04 02:13:00 | 浏览:920

初心·酒店管理标准流程·前厅四会 议 接 待 程 序会议接待是指会议筹办方与主办方商谈,签订会议接待标准合同,对约定的事项提供全程的服务活动。会议接待贯穿整个会议流程,涉及的服务范围广泛,包括会前工作、会中工作、会后工作三个环节,每个环节都

初心·酒店管理标准流程·前厅四

会 议 接 待 程 序


会议接待是指会议筹办方与主办方商谈,签订会议接待标准合同,对约定的事项提供全程的服务活动。会议接待贯穿整个会议流程,涉及的服务范围广泛,包括会前工作、会中工作、会后工作三个环节,每个环节都囊括了众多的接待内容。

无预订会议接待

到达前:

1、会议到达前一天,与销售部确认,该会议的具体事宜。

主要确认:撤MNB、其它收费品,备注中的其他事宜并与相关部门确认结果。

2、准备房卡,欢迎卡,相关的宣传资料,按房型把房卡分门别类放置。做好房卡,并到楼层(也可由礼宾部代做)调试准确无误。

到达时:(与销售部联系,销售代表到前台接待。若销售代表临时不能到达前台,可让其与会议负责人通电话,确认相关事宜。)

1、将房卡、欢迎卡、用餐券等,交给会务组人员,当面清点数量。无误后,请其在排房表上签名、时间及房卡数量。若是分批取走的,须取一次签一次。

2、会务组取走房卡后,及时把入住信息通知总机、 房务中心。

3、如会议费用由客人自付,根据客人的身份,通知收银员酌情收取押金。

4、将客人资料输入电脑后,打印一份会议成员名单,核对姓名、房数、房号和房价是否有误,并请会务组负责人签字,附于接待单下面。

5、对会议期间的日程安排要做到心中有数,包括用餐地点、会议起止时间、会议室安排、有否VIP领导参会、果盘、鲜花等特殊安排;遇有会议参会人员询问时能对答如流。

6、会议期间,如遇不能解决或解答不清的问题,须与会务组或销售代表联系,由他们帮助解决或解答,不可自作主张的给客人随便答复,否则,出现问题责任自负。

7、会议的房价保密,如有客人询客,请其与会议组联系。

8、会议期间可能出现的客人数量、房间数量的变化,要按会议要求及时通知相关部门解决;如增加房间,需要撤MNB时,要在第一时间通知房务中心,得到房务中心的结果时,再安排客人的入住,以免出现客人食用,而无法入帐等问题。

9、会议全部入住后,再与房务中心、总机、礼宾部等相关部门将最后信息核对,以免出错,发现有误,及时整改,如遇有自己无法解决的事情,可以汇报上级。

10、会议期间可能会分发一些相关资料,前厅、房务中心要协助会议发放。

11、若需行李服务,我们要及时提供,但要注意在收发行李时的注意事项,如行李数量、有无破损、遗漏等特殊情况的处理。

12、会议在住期间客人的相关消费:

(1)在住期间,会议要求除房费由会务组负责外,其它物品由客人自付,一定要把好关。除房费外的客人所有消费由客人自付。

(2)会议期间,会议负责房费外,可能会务组负责人会自己消费一些物品,只要有会务组负责人签字即可,但可能实际消费物品会与所开单据不相同,我们可以征得会务组人员同意,填写会务费或其它的费用。

(3)会议期间,会议负责房费,可能还会有一部分消费会议还会负责,所以,这种情况一定要由销售代表取得联系,其下达通知后,方可执行。

(4)会务组负责人的亲笔签字,每个人一定要认识并熟记。

会议结束时:

1、根据会议入住房间安排表,在结束前,将排房表找出,放于前台显眼处,根据客人退回房卡的先后,有秩序收回房卡并进行退房。

2、根据房间入住时发放的房卡数量,按量收回后,再通知房务中心查房。不可以出现:一个房间发2张,而收回1张卡就退房,否则后果自负。做好房卡的回收工作。

3、及时听取客人在住期间的意见和建议,事后汇报自己的上级。

4、退房时,注意要细心,不要操之过急,一定要静心做事,以免出现差错。

5、会议退房后,将此会议的相关信息整理输入电脑。

有预订:

先查预订单,后根据会议要求,按以上要求接待会议。


会议接待注意事项:

1、会议签字有效人,联系方式(尽量联系到本人的电话)、会议召开与结束时间、住房人数、实际参加会议人数及会议期间的服务要求(如准备纸、笔、文件袋、饮具、饮料、鲜花、植物摆设等)。

2、从销售部得知,何处场所能挂帐,房间物品及消费(如压缩毛巾、MNB、其他收费物品)是否可以挂帐,或只有局部可以挂帐,或是现金,或是可以让在住客人先签字后交签字有效人签字挂帐。

3、如果会务组要求我们协助发放房卡、发放一些宣传资料、会议资料等,可协助。但要做到准确无误,发放房卡时,要在《房卡登记表》上做好记录,并让客人签字认可。

4、如果一间房做2张房卡,要记录好,并在退房时,要将2张房卡都收回时,方可通知房务中心查房。

5、会议在住期间的用餐地点及时间,用餐类型,可能有时会务组还会要求总机或总台在用餐时间通知“房间客人到时间用餐的通知”,这时我们要通知房务中心去楼层通知一下客人。

6、会议在住期间的叫醒服务、加床服务、房间增加更改信息要做到准确无误,并及时通知相关部门。

7、大堂及各区域,指示牌,欢迎牌、条幅的摆放,由礼宾部随时注意条幅的位置,以免风刮走型等。

8、注意车辆的指示及客人的迎接,如有重要客人到达,要通过销售部知道VIP客人的车牌号,着重VIP客人的迎接,前厅领班以上人员要做到及时迎接。

9、注意个别客人的电梯使用,礼宾在保证一人站位的同时,随时帮客人指引电梯方向。

10、在会议期间,可能会有客人忘记带房卡,而要求给其开门时,我们要根据电脑中登记的资料进行仔细的核对(同散客程序);如果在电脑中不能确认的,可以让客人与会务组负责人联系一下,在得到负责人的电话通知后,方可给其开门,否则,后果自负。

11、所有会议事项,不管是任何人,任何班次,以上事项的经手人,都要做好详细交班。并在会议接待单和排房表上注明。


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