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联想全周期智能资产管理,让企业将成本紧握在自己手里

2023-03-04 02:45:14 441

摘要:如果有“企业年底必完成清单”,固定资产的年终盘点一定位列其中。临近年底,在一家私企担任固定资产管理员的张强又开始了脚不沾地的盘点工作。当前,该公司对固定资产的管理模式依旧停留在工作人员手动盘点、Excel表格记录的阶段。这种模式不仅让张强不...

如果有“企业年底必完成清单”,固定资产的年终盘点一定位列其中。

临近年底,在一家私企担任固定资产管理员的张强又开始了脚不沾地的盘点工作。当前,该公司对固定资产的管理模式依旧停留在工作人员手动盘点、Excel表格记录的阶段。这种模式不仅让张强不堪重负,也让公司久受固定资产管理效率低下的困扰。对此,他对36氪企服点评这样描述道:

“我到公司以来,光是内部组织结构的大型调整就经历了两轮,围绕‘提质增效’进行的改革更是隔几个月就会上演。但固定资产管理方面的动静却很小,前段时间研发部开发出一款资产管理程序,但试用了几个月后又回归到了传统的管理轨道上。”

张强说,他在资产管理领域已经工作了五年,对业务流程也算是轻车熟路,但每当公司年底开始盘点工作时,他都会焦头烂额。他认为,固定资产管理是一件“出力不讨好”的差事——盘点时一团乱麻,事后还要为物资缺失而背锅。

除去员工在资产管理方面的烦恼,从公司层面来讲,固定资产直接与成本、费用挂钩,是“降本”的重要环节。如果固定资产管理不善,物资的重复采买、使用效能低下甚至是浪费等一系列问题便会接踵而来,会导致公司的生产与运营成本直线上升。所以,如何更好地调整内部资产管理模式,使其达到“减负”的目的,是每一家企业管理者必须思考的问题。

一、资产管理何以成为企业“成长的烦恼”?

企业发展离不开对人、财、物的管理。很多中小企业在谋求发展时对固定资产管控意识较弱,会出现“重人轻物”或者“重财轻物”的现象,对人才和现金流十分看重,却忽视了固定资产管理的重要作用。家底不清、责任主体不落地、账实不符等情况,往往成为了大部分中小企业固定资产管理的真实写照。

IT设备等固定资产管理混乱是不少企业在成长过程中都会面临的问题,除此之外,纷沓杂乱的纸质固资清单、账实难以匹配的数据、极易损毁的资产标签……让固定资产盘点“难于上青天”。

36氪企服点评发现,资产管理的复杂性、分散性和多变性是造成这一局面的直接原因。

一方面,使用周期长、场景分散、设备种类多等特征为人工固定资产管理增加了不少难度。一些低值易耗品、仓库耗材、员工个人名下资产等,在信息录入时缺乏统一的录入标准,且由于企业的部门分支比较多,人事变频繁,实物资产管理工作难以责任到人,导致实物资产利用率低,也让管理工作“剪不断,理还乱”。

张强表示,采购入库是资产管理中最轻松的活计,因为这一环节“账实肯定对得上”,并且“可追溯”。但每到一年两度的资产盘点环节,他们便需要穿梭在办公室、工厂、车间“扫楼”,在苦苦核对后,发现还是会有很多实物资产“不翼而飞”。

另一方面,就实际情况而言,目前很多中小企业依然采用比较传统或者缺少智能化的设备来管理资产,工作人员“手动盘点资产”的方式往往出现漏盘、错盘、混盘等现象,会导致资产变动更新不及时、跨部门与跨地域协作困难、数据出错率较高,这些问题无形中增加了企业管理成本,容易导致资产重复采购和资源的闲置浪费。

最令张强印象深刻的一次是,好不容易加班加点完成了基础盘点核实工作,还没来得及处理账实不符的情况,老板便要求次日提交一份资产的动态统计报表,方便财务部来安排下一年度的采购预算。“感觉挺不好意思的,当时自己初入职场,数据分析能力不过关,给公司的财务采买决策拖了后腿。”

二、让企业将成本缰绳紧握在自己手里

中小企业在资产管理上的症结不是出现在单一的资产管控意识不强,也不是单一的数字化能力较弱,而是缺乏一套数字化、全生命周期的资产管理解决方案,这是破局的关键。

信息化、智能化、轻量化的固定资产管理解决方案不仅能降低企业运营维护成本,推进精细化运营,还能助力资产实现保值甚至进一步的增值。根据市场研究咨询公司IDC统计,一套完整的资产管理解决方案的成功应用可以帮助企业减少75%的审计成本、降低40%的备件库存、减少20%的多余测试设备、减少45%的设备“失踪”、提高30%的资产使用率。

2021年,联想发起了中小企业数字化“Fast光速引擎”计划,贯穿中小企业全生命周期,针对不同阶段的中小企业,联想能够提供不同的解决方案。

经过一年的迭代升级,光速引擎正式升级成为“联想百应平台”。在围绕智能IT运维、高效办公和数字化转型这三大场景为中小企业提供服务时也更加游刃有余。

联想百应的背后,是联想集团的加持,联想百应资产管理系统,能够为企业解决固定资产的各种难题,并且有效适配多种场景,企业通过手机就能对采购、分配、使用、盘点等环节管理和跟踪,同时能够提供多账号协同管理、多维度报表分析等多种功能,从不同方面帮助企业提升资产管理效率,让企业将成本缰绳紧握在自己手里。

据媒体报道,北京凯晨置业有限公司是一家经营房地产业务的企业,在与联想百应合作前,在资产管理方面存在诸多的痛点。由于公司的业务和分支机构遍布全国,除了日常的办公设备外,公司的固定资产还涉及各种建设用材和工具,以及大量的日常损耗品,整体而言,固定资产管理难度非常大。

针对凯晨置业的情况,联想百应为其设计了整体的解决方案,保证了每个环节的资产流转都能被清晰记录,管理者能够在第一时间查看到资产的使用情况,从而提升资产利用率,也让公司提升了智能化资产管理的水平。

三、全生命周期管理解决中小企业资产管理痛点

去年9月,获得场景视频CTO邢波在参加联想百应“中小企业数字化转型浪潮”的线下分享时谈到,公司在做资产盘点时有两个问题亟需解决:

第一是效率问题。邢波表示,公司测试团队有很多电脑、手机等设备,除此之外,还涉及外地分公司的设备,每次盘点时都会涉及包括运维、财务、产品在内的多个团队,而且每盘点一个设备都要进行拍照留存,全部是手动操作,极容易出错,如果在某一个环节出现数据错误,重新返工工作量会非常大,整个周期下来,需要1-2个月的时间。

第二是看不到公司资产“全貌”。比如分阶段盘点时,每个阶段设备的使用是什么情况,数据报表是什么情况,下一阶段哪个部门、团队会增加设备等,企业完全不知,更不能制定一个合理的采购计划。

在与联想百应合作后,邢波说现在盘点的时间由最初的1-2个月变成了一两天。只需要对着设备扫描一下,数据就能留存下来,而且不用跨部门和人工核对,出错率几乎为零。除此之外,每个阶段设备使用情况在数据看板上都能很清晰、全面的看到。

联想百应资深产品负责人于航表示,目前百应资产管理系统能够做到从企业采购、资产调拨、维修到回收处理的全生命周期跟踪和监控,并且可以连接移动端、微信、钉钉、RFID专业手持等多种设备,可以通过内置的RFID识别系统,借助一货一码来提升盘点效率。

除此之外,百应平台采用多层级、多分支的固定资产协同管理模式,确保部门之间、部门与总部之间的资产信息互通和实时更新,可以有效简化资产管理的审批流程。

考虑企业发展阶段各不相同,联想为企业配备了基础版和PRO版,不论企业处在哪个阶段,都能通过灵活的管理流程,确保中小企业可以随时了解固定资产的所有使用和分配情况。具体而言,联想百应固定资产管理系统能够为企业提供全数字化、智能化、多场景适配、数据安全等全生命周期的管理服务。

针对于大多数公司都会担心的内部核心数据泄露以及重要资料流失问题,联想百应资产管理系统通过了ISO20000、SOC、PCI-DSS等十项安全合规认证来切实保障数据安全,并提供安全回收关键数据的服务,从根源解决了解决了企业的困惑。

有了这套系统,张强就不必在盘点种类繁多的资产时头大,不同类型、不同配置的资产都可以通过百应资产管理系统一键录入、导出,并实时呈现可视化的数据分析。同时下一次固定资产持有人变更时,张强可以在第一时间录入相关信息、配置管理权限,并通过可扩展接口与财务、OA、HR、ERP等系统无缝衔接,进行账实的双向实时追溯。

从小微企业成长为世界500强,联想拥有20余年服务中小企业的深厚经验,目前联想百应平台有超过20+细分场景的解决方案,能够实现“软件+硬件+服务+平台”的一站式整合交付,能为不同发展阶段的中小企业提供量身定制的固定资产解决方案,进而解决数字化转型中的难题。

在不久前召开的全国中小企业数字化转型大会上,联想作为专精特新专题论坛的承办方,在大会上发布了“亿元数字化转型专项帮扶计划”。

大会上,联想百应将固定资产管理服务作为联想为中小企业进行数字化赋能的关键环节,并承诺资产管理SaaS系统免费试用180天、“享管”智能IT服务免费使用90天、采租设备送IT管家、DaaS免租金30天等服务。这种先试后买的服务为中小企业吃下一颗“定心丸”,依托百应平台完善的硬件产品以及软件支撑,能够为中小企业提供更多的场景化解决方案和资金人才支持,从而更好的推动中小企业数字化转型升级。

(应受访对象要求,本文中张强为化名。)

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